신입으로 회사에 들어가서 하는 업무 중 가장 어색하거나 두려운 것이 무엇일까? 여러가지만 있겠지만 가장 쉽게 접하는 것이 바로 '전화응대,전화예절’이라고 생각한다.

신입사원 시절을 떠 올려 보니, 고요한 사무실에 자리를 비우신 팀장님의 전화벨이 울리는데.. 머리속에는 오만가지 생각이 들었다.'내가 막내니까 받아야겠지?' '근데 받아서 뭐라고 해야하지?''괜히 실수하면 어쩌지?' 등등 찰나에 오만가지 생각으로 괴로웠던 기억이 있다.

평소 친구나 가족들과 매번 하던 전화 통화지만 왠지 회사에서는 어려움의 대상이 된다. 하지만 다음의 몇가지 직장 전화예절 사항만 인지하고 따른다면 '기본 이상'의 센스를 가지고 있는 신입사원이 될것이다.

1.전화를 받고 가장 먼저 하는 말은?

전화를 건 상대방 중 내가 이미 누군지 알고 있는 사람도 있고, 모르는 사람도 있을 것이다. 따라서 전화를 받을 때에는 내가 이 회사를 대표하는 이미지라고 생각하고 응대해야 한다. 회사명,부서명,이름을 반드시 밝혀야 하는 것은 기본이며, 친절한 느낌을 주는 것이 좋다. 회사명을 밝히기 전에 '감사합니다.'라는 멘트를 넣어도 좋다.
만약 전화벨이 여러번 울릴 뒤 받았을 경우에는 '늦게 받아서 죄송합니다.'라고 먼저 말하는 것이 메너이다. 3번이상 울리기전에 받는 것이 직장 예절이다.

2.당신은 누구 십니까?

상대가 누군지 알아야 그 다음 대화가 진행되는 것은 당연하다.만약 상대가 자신을 밝히지 않을 경우 '누구시죠?'라고 하는 것보다는 '실례지만 어디십니까?'라고 정중히 물어보는 것이 좋다.

3.내 책상엔 항상 메모지 필수!

기억력이 월등히 뛰어나지 않고서는 항상 메모를 하는 것이 좋다.'이 정도 쯤이야 내 머릿속에 있지'라고 자만하다가는 약속시간,용건 등을 한 두가지씩 빠트리고 마는 경우가 생긴다. 메모를 한 후,본인이 인지한 것이 정확한지 다시한번 상대방에게 확인하는 것이 좋다.

4.항상 마무리가 중요!

모든 대화가 끝나고 전화를 끊어야 할 경우, 마무리 인사가 필요하다 '전화 주셔서 감사합니다.'혹은 다른 사람의 전화를 대신 받았을 경우에는 '00께 잘 전달 해 드리도록 하겠습니다.감사합니다.'라고 안심의 멘트를 날리는 것이 좋다. 마지막으로 상대방이 수화기를 내려 놓는것을 확인 한 후 수화기를 조용히 내려 놓는다면 직장 전화예절 10점 만점에 10점!

5.보이지 않는 거울이 있다?

전화는 서로의 얼굴을 보지 않고 하기 때문에 오히려 목소리에 집중하게 된다. 목소리만으로 상대방의 성품, 감정등을 느끼기 때문에 예의 바르고 편안함 마음가짐으로 통화하도록 하는 것이 좋다. 보이지 않더라도 상대방이 웃고 있는지 인상을 쓰고 있는지 나도 느끼고 상대방도 느낀다.