■ 업무 전화를 주고받기 전 아주, 아주 기본적이라 팁이라 추천하기도 민망하지만 의외로 놓치는 이들이 많기에 짚고 넘어가겠다. 수화기를 들 때는 메모지와 펜을 항상 앞에 두자.
전화하면서 통화 내용을 녹취 할 것이 아닌 이상, 통화 내용을 전부 기억하기란 쉽지 않다. 친구와의 통화 내용은 놓치는 부분이 있어도 “까먹었다, 미안”하고 넘어갈 수 있지만, 업무상의 통화 내용은 결코 그럴 수가 없다.
반대로, 전화를 걸어야 하는 상황에서도 메모지와 펜을 활용하자. 전화를 걸어 어떤 담당자를 찾아야 하고, 어떤 내용을 전달하고 어떤 답변을 받아야 할지를 미리 머릿속에 그려두는 거다. ■ 실전! 업무 전화를 걸 때와 받을 때
*전화 걸 때 자, 그동안 전화기를 사무실 인테리어 아이템으로 생각했다면, 이제 본격적으로 수화기를 들 때다. 우선은 수화기 너머로 들리는 자신의 목소리가 곧 팀, 부서, 나아가 회사를 대표하는 목소리가 될 수 있다는 점을 알아두길 바란다.
첫 번째는 역시 마찬가지로 기본 중의 기본이자, 직장 생활 매너를 넘어 일상생활에서도 적용될 수 있는 매너다. 자신의 이름과 소속을 먼저 밝힐 것! 안녕하세요? 공감신문 김공감 기자라고 합니다!
전화 걸 때는 용무가 있는 사람이 먼저 신원을 밝히는 것이 기본이다. 그 이후에는 상대방의 신원을 공손하게 묻는 것이 순서다. 다짜고짜 “거기 XX죠?”라고 말하는 것은 상당히 무례하게 느껴질 수 있다.
이밖에 또박또박 발음할 것, 정중할 것, 그리고 집중해서 통화할 것을 여러분께 당부한다. 말로는 쉽다고 느낄 수 있지만, 모두가 기자의 흑역사에서 우러나온 충고다. 부디 같은 실수하는 분들이 없길 바란다.
사회초년생 여러분보다 아주 조금이나마 사회생활을 길게 해본 기자는 여기에 ‘더블체크’를 팁으로 덧붙이고 싶다. 상대가 말한 내용을 다시 한 번 되짚으면서 확인하라는 말이다.
전화를 하면서 상대의 말을 잘못 이해할 때도 있다. 반대로 상대가 말을 해괴하게(!) 하는 경우도 있으므로, 꼭 확인해두기를 권한다.
*전화 받을 때 따르릉, 사무실에 쩌렁쩌렁하게 전화벨이 울린다. 그러나 전화를 받을 사람이 없다면? 여러분 차례가 왔다. 부리나케 메모지와 펜을 들고 수화기를 집어 들자.
기본적으로, 전화벨은 세 번이 울리기 전에 받는 것을 예의라고 한다. 꼭 세 번째까지 기다릴 필요는 없지만, 그 이상 넘어가면 예의에 어긋난다는 말이다. 한 번, 두 번 전화가 울려도 아무도 전화를 받지 않는다면 사회초년생인 여러분의 차례다.
자, 수화기를 집어 들고 나서 여러분이 할 말은? 여러 정답이 있겠지만 “여보세요?”는 오답이다. 비교적 자유로운 편이라면 모를까, 대부분의 회사에서는 전화를 받을 때 “여보세요?”라고 말하지 않는다!
회사에 ‘전화 받기 멘트’가 따로 고정적이라면 그 멘트를, 별도의 고정적인 멘트가 없다면 “감사합니다, 공감신문입니다” 등 정중한 말로 전화를 받으면 된다.
대체로 사무실로 걸려오는 전화는 대부분 사회초년생인 여러분이 아닌 담당자, 실무자를 찾는 전화일 것이다. 전화기를 어깨와 귀 사이에 받쳐두고, 일단은 받아 적자. “어디의 누구로부터 무슨 용무의 전화가 언제 걸려왔고 연락처는 무엇인가”를.
이걸 놓치면 직장 상사에게 호되게 혼나도 할 말 없다. 아마 이번 포스트에서 가장 중요한 내용일지도 모른다. 메모를 잘 해두자!
반대로 전화를 건 상대방에게도 잘 전달해주자. 누군가를 찾고 있다면 “잠시 기다려주시겠습니까? 전화 연결해드리겠습니다”라고 미리 알려준 후 전화를 넘겨주자. 만약 전화를 받아야 할 사람이 부재중일 경우에는 그렇다고 알려주면 되겠다.
출처:공감신문
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