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| 파일 관리 테크닉 |
등록일 : 06/10/21 |
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{img1;right;}회사생활을 하고 있는 직장인이라면 누구나 직면하게 되는 파일관리, 직장생활을 한지 오래되고 업무량이 많을수록, 컴퓨터를 오래 사용할수록, 우리의 PC에는 수많은 데이터가 쌓이게 된다. 데이터가 많아지게 되면 파일 찾기가 어려워 질것이다. 집을 짓을 때 기초(지반)를 단단히 하고 그 위에 세우듯이 효과적인 파일 관리를 위해서는 파일이 적을 때부터 체계적으로 분류하고 관리하는 습관이 필요하다.
파일을 효과적으로 관리하는 것은 책상 위를 깔끔하게 치우는 것과 같다. 책상 위가 잘 정리되어 있고 서류가 제자리에 있어야 업무를 볼 때 편리할 것이다. PC 파일도 역시 마찬가지로, 어떻게 관리하느냐에 따라 원할 때 해당 파일을 보다 빠르게 찾아 실질적인 업무 효율 향상에 큰 도움이 된다. 아래 중국 한문 사이트 경영업체를 기준으로 예를 들어 설명하겠다.
1. 파일 이름을 어떻게 작명할 것인가?
파일 관리의 시작은 파일을 만들 때부터 시작이 된다. 즉, 파일 이름 작명도 파일관리의 시작으로 수요에 따라 작명법도 다르다. 아래 날짜순 작명법과 분류순 작명법으로 소개하겠다.
예) 날짜순 작명법
날짜_문서주제_파일 출처(신문일 경우 발간 날짜)
즉, 2006.10.10_중국 GDP로부터 보이는 문제_청도 일보06.10.10
이와 같이 맨 앞에 우선 문서의 생성 날짜를 기록하면 파일 이름 만보고 쉽게 해당 파일의 작성 날짜를 확인할 수 있다. 물론 파일은 본래 처음 생성할 때 파일 속성에 날짜가 기록되지만 파일 이름에 표시를 하면 추후 더욱 편리함을 느낄 수 있다. 이런 날짜는 문서를 순서대로 정렬시켜준다. 단 날짜를 기록할 때는 반드시 두자리씩 표기해야 한다. 예를 들면 10월1일은 1001로 날짜를 표기해야 한다. 굳이 날짜를 표기하지 않아도 되는 파일이 있는데, 이런 파일은 날짜를 생략해도 된다.
주제어는 너무 길지 않고 간단 명료해야 한다. 하지만 문서의 핵심 키워드를 포함할 수 있도록 구성되어야 하고 경우에 따라 파일 이름이 길어져도 상관없다. 마감은 특수 경우인데, 파일 출처와 신문 발간 날짜를 입력하여 추후 원문 찾기에 편리하기 위해서 이다.(중국 신문에 실린 정보를 번역한 내용이므로)
예) 분류순 작명법
문서주제_날짜
즉, 업무일지_06.10.10 / 월간 보고서_06.10.10 / 주간 보고서_06.10.10
aaa_06.10.10/ bbb_06.10.10
상기 작명 방식은 컴퓨터가 먼저 문서 주제를 인식한 후 다시 날짜별로 정렬한다.(문서 이름이 같아야 함)
문서 이름이 같고 파일 생성 날짜가 다를 경우, 전체 문서는 한문일 경우 자음순으로, 영어일 경우 영어자모순으로, 중국어일 경우에는 병음순으로 배열된다. 이런 특징도 고려하면 업무에서 작업효율을 높일 수 있을 뿐만 아니라 문서를 찾을 때 편리하다.
※ 여러 명이 공동으로 문서를 작업한다면 각자가 작성한 문서는 파일 이름 뒤에 ‘by이름’으로 구분해두는 것도 좋다.
단, 날짜와 파일명을 구분하기 위해서는 ‘_’를 기록해야 한다.
2. 폴더는 어떻게 관리할 것인가?
파일 관리만큼 중요한 것이 파일을 담아두는 폴더이다. 폴더를 체계적으로 만들어서 폴더의 주제와 분류에 맞게 파일을 담아두어야 파일을 손쉽게 구분하여 빨리 찾을 수 있다. 폴더는 업무 특성과 사용 용도에 따라 천차만별이다.
시간의 흐름에 따라, 업무량도 많아지고, 컴퓨터를 오래 사용할수록 우리 PC에는 수많은 데이터가 쌓이게 된다. 특히 당사와 같이 홈페이지를 경영할 경우, 8개 메뉴가 있는데, 아래와 같은 방법으로 폴더를 만들고 파일을 구분해서 저장하고 있다.
라이프ㅣ교육ㅣ부동산ㅣ관광ㅣ카페ㅣ비즈ㅣ취업ㅣ무역
만약 시간순으로 폴더를 생성할 때에는 폴더 이름 앞에 ‘01’, ‘02’ 등의 숫자를 붙여두면 쉽게 구분할 수 있다. 숫자 없이 그냥 폴더 이름을 지정하면 쉽게 최근에 작성한 폴더가 어느것인지 분별하기 어렵게 된다.
01.라이프 02.교육 03.부동산 04.관광 05.카페 06.비즈 07.취업 08.무역
출처: 하오산동
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